Arbeitgeberpflichten & Personalverwaltung

Personalmanagement & Arbeitsrecht: Der Zahnarzt als Arbeitgeber

Mit der Anstellung des ersten Mitarbeiters wandelt sich die Rolle des Zahnarztes vom reinen Behandler zum Arbeitgeber. Dieser Statuswechsel zieht weitreichende sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich. Fehler in der Personaladministration (z.B. bei Meldepflichten oder Kündigungen) führen nicht selten zu arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen oder Nachforderungen durch die Rentenversicherungsträger.

1. Der administrative Rahmen: Meldepflichten und “Arbeitgeberbrutto”

Viele Praxisgründer kalkulieren Personalkosten falsch, indem sie lediglich das Bruttogehalt betrachten. Die tatsächliche Liquiditätsbelastung liegt jedoch höher.

1.1 Das Arbeitgeberbrutto (Personalkosten-Kalkulation)

Zu jedem Bruttogehalt addieren sich die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie Umlagen.

• Faustformel: Bruttogehalt + ca. 21 % = Tatsächliche Kosten.
• Zusammensetzung:
  1. Arbeitgeberanteile: Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (ca. 20 %).
  2. Umlagen: U1 (Krankheit), U2 (Mutterschaft), U3 (Insolvenzgeld).
  3. Berufsgenossenschaft (BGW): Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (jährlich, gefahrentarifabhängig).

1.2 Onboarding-Prozesse und Dokumentationspflicht

Vor Arbeitsantritt muss die Personalakte (analog oder digital) revisionssicher angelegt sein.

Checkliste für die rechtssichere Einstellung:

• [ ] Sozialversicherung: Anmeldung via ELStAM-Verfahren (Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer).
• [ ] Infektionsschutzgesetz (IfSG): Nachweis der Masern-Immunität (zwingend vor Arbeitsantritt!).
• Biostoffverordnung (BioStoffV): Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge (G42 – Hepatitis B etc.) vor Aufnahme der Tätigkeit. Lehnt der Mitarbeiter die Impfung ab, muss dies dokumentiert werden.
• [ ] Verschwiegenheit: Schriftliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis und die ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB). Dies gilt auch für Reinigungskräfte und Praktikanten.
• [ ] Arbeitsvertrag: Schriftformerfordernis (Nachweisgesetz). Mündliche Verträge sind zwar gültig, aber im Streitfall beweisrechtlich katastrophal für den Arbeitgeber.

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2. Mutterschutz in der Zahnarztpraxis: Ein Hochrisikobereich

Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) hat in der Zahnmedizin aufgrund der Infektionsgefährdung (Blut, Speichel, Aerosole) und der Verwendung von Gefahrstoffen (Amalgam, Methylmethacrylate) eine Sonderstellung.

2.1 Die Gefährdungsbeurteilung (Pflicht)

Sobald eine Mitarbeiterin die Schwangerschaft meldet, greift ein sofortiges relatives Beschäftigungsverbot, bis die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert wurde.

• Beurteilungskriterien: Umgang mit Biostoffen der Risikogruppe 2/3? Verletzungsgefahr (Spritzen/Sonden)? Umgang mit Lachgas oder Amalgam?
• Ergebnis: In der Stuhlassistenz ist eine Weiterbeschäftigung oft nicht möglich (unverantwortbare Gefährdung).
  • Option A: Umsetzung an einen gefahrfreien Arbeitsplatz (Rezeption/Verwaltung).
  • Option B: Betriebliches Beschäftigungsverbot (ganz oder teilweise).

2.2 Das betriebliche Beschäftigungsverbot (BV)

Kann der Arbeitgeber keinen sicheren Arbeitsplatz bieten, muss er ein BV aussprechen.

• Folge: Die Mitarbeiterin wird bei voller Fortzahlung des Durchschnittsgehalts freigestellt.
• Finanzierung (U2-Verfahren): Der Arbeitgeber erhält das fortgezahlte Entgelt (“Mutterschutzlohn”) sowie die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung zu 100 % von der Krankenkasse erstattet (auf Antrag via AAG).
• Wichtig: Ein “ärztliches BV” (durch den Gynäkologen) darf nur bei medizinischen Gründen (Risikoschwangerschaft) ausgesprochen werden, nicht um arbeitsplatzbezogene Gefahren zu umgehen.

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3. Arbeitsrechtliche Führung: Sanktionen und Kündigung

Führungsschwäche im Umgang mit Fehlverhalten (z.B. wiederholte Unpünktlichkeit, Hygienemängel) führt zu Unruhe im Team. Arbeitsrechtliche Maßnahmen müssen jedoch formell korrekt sein, um Bestand zu haben.

3.1 Ermahnung vs. Abmahnung

Die Unterscheidung ist juristisch essenziell für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.

Merkmal	Ermahnung (Rüge)	Abmahnung (Warnschuss)
Ziel	Hinweisfunktion auf Fehlverhalten.	Warnfunktion mit Kündigungsandrohung.
Inhalt	Benennung des Fehlers.	1. Konkrete Rüge (Ort, Datum, Vorfall). 2. Aufforderung zur Unterlassung. 3. Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen (Kündigung) im Wiederholungsfall.
Rechtsfolge	Keine direkte Vorstufe zur Kündigung.	Zwingende Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung.
Form	Formfrei (aber schriftlich empfohlen).	Schriftform dringend angeraten (Beweislast).

3.2 Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) und die Kleinbetriebsklausel

Für Zahnarztpraxen gilt oft eine Sonderregelung, die Kündigungen erleichtert.

• Kleinbetriebsklausel (§ 23 KSchG): Beschäftigt die Praxis regelmäßig 10 oder weniger Arbeitnehmer (Vollzeitäquivalente; Azubis zählen nicht, Teilzeitkräfte anteilig), findet das KSchG keine Anwendung.
• Konsequenz: Der Arbeitgeber kann ordentlich kündigen, ohne dass ein gesetzlicher Kündigungsgrund (personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt) vorliegen muss. Lediglich Sittenwidrigkeit und Willkür sind verboten.
• Sonderkündigungsschutz: Dieser bleibt unberührt! Schwangere, Schwerbehinderte und Auszubildende (nach Probezeit) sind praktisch unkündbar.

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4. Berufsausbildung (ZFA): Pflichten des Ausbildenden

Die Ausbildung zur/zum Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) sichert den Fachkräftenachwuchs, bindet aber Ressourcen.

4.1 Eignung und Vertragsgrundlagen

• Persönliche/Fachliche Eignung: Zahnärzte sind per se fachlich geeignet. Wer jedoch primär die Ausbildung betreut (z.B. Praxismanagerin), sollte über die Ausbildereignung (AdA-Schein) verfügen.
• Verkürzung: Bei Abiturienten kann die Ausbildung vertraglich auf 2 oder 2,5 Jahre verkürzt werden.
• Probezeit: Muss mindestens 1 Monat, darf maximal 4 Monate betragen. In dieser Zeit ist eine Kündigung ohne Angabe von Gründen fristlos möglich.

4.2 Die Berichtsheft-Falle

Das Führen des Ausbildungsnachweises (Berichtsheft) ist Zulassungsvoraussetzung zur Prüfung.

• Pflicht des Ausbilders: Sie müssen das Heft regelmäßig (monatlich) kontrollieren und abzeichnen.
• Risiko: Verweigert die Zahnärztekammer die Zulassung zur Prüfung wegen fehlender Berichtshefte, kann der Azubi Schadensersatz vom Ausbilder fordern, wenn dieser seiner Kontrollpflicht nicht nachgekommen ist.

4.3 Freistellung

• Berufsschule: Der Azubi muss für den Unterricht freigestellt werden. Ein “Nacharbeiten” der Schulzeit in der Praxis ist unzulässig.
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG): Bei minderjährigen Azubis gelten strengere Pausen- und Arbeitszeitregeln (max. 40h/Woche, keine Arbeit nach 20 Uhr).