Von der Uni in die Praxis: Der ultimative Bürokratie-Guide für Zahnärzte (Stand 2025)

Das Zahnmedizinstudium ist geschafft – Herzlichen Glückwunsch! Doch bevor Sie im Praxisalltag durchstarten können, gilt es, einige administrative Hürden zu nehmen. Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Bürokratie-Dschungel und gibt Tipps für den erfolgreichen Berufsstart, egal ob in Anstellung oder auf dem Weg zur Niederlassung.

1. Zeugnis & Exmatrikulation

Nach bestandener Zahnärztlicher Prüfung erhalten Sie Ihr Abschlusszeugnis. Dieses ist die Voraussetzung für den nächsten Schritt. Die Exmatrikulation von der Universität erfolgt meist danach oder auf Antrag. Informieren Sie sich über die Fristen bei Ihrem Studierendensekretariat.

2. Approbation beantragen

Die Approbation ist Ihre staatliche Zulassung zur Berufsausübung. Sie wird bei der zuständigen Behörde Ihres Bundeslandes beantragt (z.B. Landesprüfungsamt, Bezirksregierung, Landesamt für Gesundheit und Soziales – die Zuständigkeit variiert!). Informieren Sie sich frühzeitig auf der Website der Behörde über das genaue Verfahren und die benötigten Unterlagen.

Benötigte Unterlagen (typischerweise):

• Antragsformular der Behörde
• Beglaubigte Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
• Beglaubigte Kopie der Geburtsurkunde (ggf. Heiratsurkunde)
• Beglaubigte Kopie des Zeugnisses über die bestandene Zahnärztliche Prüfung
• Amtliches Führungszeugnis (Belegart O – zur direkten Vorlage bei der Behörde), nicht älter als 3 Monate
• Ärztliches Attest über die gesundheitliche Eignung zur Berufsausübung (meist nach Vorlage der Behörde), nicht älter als 3 Monate
• Nachweis über deutsche Staatsangehörigkeit oder Gleichstellung/Aufenthaltstitel
• Ggf. weitere Nachweise (z.B. Sprachzertifikat)

Tipp: Reichen Sie den Antrag ein, sobald Sie Ihr Prüfungszeugnis haben. Die Bearbeitungszeit kann mehrere Wochen bis Monate betragen!

3. Berufshaftpflichtversicherung abschließen

Unverzichtbar und gesetzlich vorgeschrieben, bevor Sie am Patienten arbeiten! Diese Versicherung schützt vor den finanziellen Folgen von Behandlungsfehlern. Vergleichen Sie Angebote gründlich (Deckungssummen, Leistungen). Viele Versicherer bieten spezielle Tarife für Berufseinsteiger an.

4. Mitgliedschaft bei der Landeszahnärztekammer (ZÄK)

Sobald Sie die Approbation erhalten haben und in einem Bundesland zahnärztlich tätig werden (auch in Assistenzzeit/Anstellung), müssen Sie sich unverzüglich bei der zuständigen Landeszahnärztekammer anmelden. Sie ist Ihre Standesvertretung, regelt Berufsrecht und Fortbildungspflicht.

Tipp: Suchen Sie online nach „[Name Bundesland] Landeszahnärztekammer“ für die Kontaktdaten und Anmeldeformulare.

5. Anmeldung beim zuständigen Versorgungswerk (VW)

Als Zahnarzt/Zahnärztin unterliegen Sie in der Regel der Pflichtmitgliedschaft im berufsständischen Versorgungswerk. Dieses ist für Ihre Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung zuständig. Melden Sie sich direkt nach Aufnahme Ihrer Tätigkeit selbst beim zuständigen VW an.

Tipp: Es gibt mehrere zahnärztliche Versorgungswerke, oft für mehrere Bundesländer zuständig. Klären Sie, welches für Ihren Tätigkeitsort zuständig ist. Suchen Sie online nach „Versorgungswerk Zahnärzte [Bundesland]“.

6. Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherung (DRV)

Stellen Sie innerhalb von 3 Monaten nach Aufnahme der zahnärztlichen Tätigkeit einen Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV Bund). Legen Sie die Mitgliedsbescheinigung Ihres Versorgungswerkes bei. Versäumen Sie die Frist, droht eine doppelte Beitragspflicht! Die Befreiung gilt dann ab Tätigkeitsbeginn. Das Formular finden Sie auf der DRV-Website.

7. Meldung beim zuständigen Gesundheitsamt

In den meisten Bundesländern müssen Sie Ihre zahnärztliche Tätigkeit beim örtlichen Gesundheitsamt anzeigen (Meldepflicht nach Gesundheitsdienstgesetz o.ä.). Informieren Sie sich über das Verfahren bei Ihrem lokalen Gesundheitsamt.

8. Fachkunde im Strahlenschutz („Röntgenschein“)

Die Approbation allein berechtigt nicht zur selbstständigen Anwendung von Röntgenstrahlen!

• Der notwendige Strahlenschutzkurs (Theorie) ist Teil des Studiums.
• Die Fachkunde im Strahlenschutz wird auf Antrag von der zuständigen Stelle (oft die Landeszahnärztekammer oder eine Landesbehörde) nach Vorlage des Universitätszeugnisses über den Kurs und der Approbationsurkunde erteilt.
• Diese Fachkunde ist Voraussetzung, um Röntgenaufnahmen eigenverantwortlich anfertigen und beurteilen zu dürfen. Kümmern Sie sich zeitnah darum!

9. Weitere allgemeine Formalitäten

• Finanzamt: Melden Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt an, um eine Steuernummer für Ihre zahnärztliche Tätigkeit zu erhalten. Ihre Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) haben Sie bereits.
• Berufsgenossenschaft (BGW): Melden Sie sich bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) an. Dies ist die gesetzliche Unfallversicherung für Sie und Ihre (zukünftigen) Mitarbeiter.

10. Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

Beantragen Sie Ihren eHBA (Generation 2) über das Portal Ihrer Landeszahnärztekammer. Er wird zunehmend für die digitale Kommunikation im Gesundheitswesen (Telematikinfrastruktur, eRezept, ePA etc.) benötigt.

Zusätzliche Schritte bei Anstellung in einer Praxis:

• Arbeitsvertrag: Prüfen Sie den Arbeitsvertrag sorgfältig, ggf. mit Unterstützung der Rechtsberatung Ihrer ZÄK oder eines Anwalts.
• Genehmigung durch die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV): Ihr Arbeitgeber (der Praxisinhaber mit Kassenzulassung) muss Ihre Anstellung beim Zulassungsausschuss der zuständigen KZV genehmigen lassen. Im Rahmen dieses Verfahrens werden Sie auch im Zahnarztregister der KZV eingetragen und erhalten eine Nummer (Neben-Betriebsstättennummer/N-ZANR). Sie selbst stellen hier meist keinen direkten Antrag bei der KZV, liefern aber notwendige Unterlagen (Approbation etc.) an den Arbeitgeber.
• Mitteilung an die ZÄK: Informieren Sie Ihre ZÄK über Beginn und Ort Ihrer Anstellung.
• Versorgungswerk & DRV-Befreiung: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über Ihre VW-Mitgliedschaft und legen Sie den Bescheid über die DRV-Befreiung vor, damit die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt werden (nur VW-Beitrag, kein DRV-Beitrag zur Rentenversicherung). Die Anmeldung beim VW und der Befreiungsantrag bei der DRV müssen Sie i.d.R. selbst initiieren.

Zusätzliche Schritte bei Niederlassung (Selbstständigkeit):

• Vorbereitungszeit beachten: Für eine eigene Kassenzulassung (um GKV-Patienten behandeln zu dürfen) ist eine mindestens zweijährige zahnärztliche Tätigkeit nach der Approbation erforderlich (Vorbereitungszeit, § 95d SGB V). Diese kann auch in Anstellung absolviert werden.
• Antrag auf Zulassung: Nach Erfüllung der Vorbereitungszeit kann die Zulassung als Vertragszahnarzt bei der KZV beantragt werden (Niederlassung in freier Praxis, Praxisübernahme, Eintritt in Berufsausübungsgemeinschaft). Dies ist ein separates, umfangreiches Verfahren.
• (Keine) Gewerbeanmeldung: Die zahnärztliche Tätigkeit ist ein Freier Beruf, keine Gewerbeanmeldung erforderlich (Ausnahme: rein gewerbliches Labor o.ä.). Anmeldung erfolgt nur beim Finanzamt.
• Weitere Aspekte: Praxisfinanzierung, Standortanalyse, Praxiskonzept, Personal etc. (Dies sprengt den Rahmen dieses Artikels).

Fazit

Der Start ins zahnärztliche Berufsleben ist mit einer Reihe von administrativen Aufgaben verbunden. Gehen Sie diese Schritte systematisch an und nutzen Sie die Informationsangebote der Kammern, KZVen und Versorgungswerke. Eine gute Organisation erleichtert den Übergang von der Universität in den Praxisalltag erheblich. Viel Erfolg beim Berufsstart!

Quellen (Zur Recherche der aktuellen Links und Formulare):

• Zuständige Landesbehörde für Approbation: Suchen nach „Approbation Zahnarzt [Name Bundesland]“
• Landeszahnärztekammern (ZÄK): Suchen nach „Landeszahnärztekammer [Name Bundesland]“
• Zahnärztliche Versorgungswerke (VW): Suchen nach „Versorgungswerk Zahnärzte [Name Bundesland]“
• Deutsche Rentenversicherung (DRV): https://www.deutsche-rentenversicherung.de (für Befreiungsantrag)
• Zuständiges Gesundheitsamt: Website Ihrer Stadt/Ihres Landkreises
• Zuständige Stelle für Fachkunde im Strahlenschutz: Meist die Landeszahnärztekammer oder eine Landesbehörde (Umwelt-/Sozialministerium o.ä.)
• Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW): https://www.bgw-online.de
• Kassenzahnärztliche Vereinigungen (KZV): Suchen nach „KZV [Name Bundesland]“ (für Infos zur Anstellungsgenehmigung und Zulassung)
• Bundeszahnärztekammer (BZÄK): https://www.bzaek.de (für MBO, GOZ etc.)
• Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): https://www.kzbv.de (für BEMA, ZE-Richtlinien etc.)
• Bundesministerium für Gesundheit (BMG): https://www.bundesgesundheitsministerium.de