Artikel 4: QM im Praxisalltag – Methoden, Umsetzung und der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den vorherigen Artikeln haben wir geklärt, warum QM notwendig ist (Artikel 1), welche gesetzlichen Anforderungen die G-BA-Richtlinie stellt (Artikel 2) und aus welchen Bausteinen – Dokumenten und Kernprozessen – ein QM-System typischerweise besteht (Artikel 3a-d). Nun geht es darum, wie Sie QM im hektischen Praxisalltag tatsächlich zum Leben erwecken, wie Sie mit der Einführung beginnen können und warum sich der Aufwand lohnt.

A. Methoden für ein lebendiges QM – Mehr als nur Abheften!

Ein QM-System entfaltet seinen Nutzen nur, wenn es aktiv genutzt und weiterentwickelt wird. Hier einige zentrale Methoden:

1. Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) – Der Motor der Verbesserung:
   • Dies ist das Grundprinzip der kontinuierlichen Verbesserung, das hinter jedem guten QM-System steckt. Es ist ein Kreislauf:
     • Plan (Planen): Ein Problem wird erkannt oder ein Verbesserungsziel gesetzt. Es wird geplant, WIE das Ziel erreicht werden soll (Maßnahmen definieren).
       • Beispiel: Problem = Patienten beschweren sich über lange Wartezeiten. Plan = Neues Terminvergabesystem mit Zeitpuffern einführen.
     • Do (Umsetzen): Die geplanten Maßnahmen werden durchgeführt bzw. der neue Prozess wird eingeführt und angewendet.
       • Beispiel: Das neue Terminsystem wird eingeführt, das Team wird geschult.
     • Check (Überprüfen): Nach einer festgelegten Zeit wird überprüft, ob die Maßnahmen erfolgreich waren und das Ziel erreicht wurde.
       • Beispiel: Nach 4 Wochen wird die durchschnittliche Wartezeit erneut gemessen. Patienten werden kurz befragt.
     • Act (Handeln/Anpassen): Wenn das Ziel erreicht wurde, wird der neue Prozess zum Standard. Wenn nicht, wird analysiert, warum es nicht geklappt hat, und der Plan wird angepasst (der Zyklus beginnt von vorn).
       • Beispiel: Wartezeiten sind besser, aber noch nicht optimal -> Pufferzeiten anpassen oder Ablauf bei Notfällen überdenken.
   • Dieser Zyklus sollte regelmäßig für verschiedene Prozesse durchlaufen werden.
2. Team-Einbindung ist entscheidend!
   • QM funktioniert niemals als „One-Man-Show“ des Praxisinhabers oder QMBs! Das gesamte Team muss verstehen, warum QM gemacht wird und wie die Prozesse funktionieren.
   • Warum? Das Team arbeitet täglich mit den Prozessen und kennt die Schwachstellen oft am besten. Ohne Akzeptanz und Mitarbeit des Teams bleibt QM nur Theorie.
   • Wie einbinden?
     • Information & Schulung: Regelmäßig über QM-Ziele, neue Anweisungen und Ergebnisse informieren und schulen.
     • Feedback einholen: Aktiv nach Verbesserungsvorschlägen und Problemen in den Abläufen fragen (z.B. in Teambesprechungen).
     • Verantwortung übertragen: Kleinere QM-Aufgaben delegieren (z.B. Verantwortung für die Notfallkoffer-Checkliste, für die Verfallsdatenkontrolle in einem Bereich).
     • Erfolge sichtbar machen: Wenn Verbesserungen durch QM erreicht wurden, dies im Team kommunizieren!
3. Der/Die Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB): Koordinator, nicht Alleinunterhalter!
   • Die Praxisleitung benennt oft eine Person als QMB (kann Chef/in selbst sein oder eine entsprechend fortgebildete ZFA).
   • Aufgaben: Koordiniert die QM-Aktivitäten, pflegt die Dokumentation, überwacht die Einhaltung von Vorgaben, organisiert Schulungen, bereitet Selbstbewertungen vor, ist Ansprechpartner für das Team und die Leitung.
   • Wichtig: Der QMB ist nicht allein für die Qualität verantwortlich – das ist das ganze Team! Er/Sie ist der Motor und Organisator des Systems.
4. Teambesprechungen als QM-Werkzeug:
   • Machen Sie QM zu einem festen, regelmäßigen Tagesordnungspunkt Ihrer Teambesprechungen.
   • Themen: Gibt es Probleme in Abläufen? Wurden Fehler/Beinahe-Fehler gemeldet (CIRS)? Gibt es Patientenfeedback? Funktionieren neue Anweisungen? Wo sehen wir Verbesserungspotenzial? Was steht an Prüfungen/Wartungen an?
   • Kurze Protokolle helfen, Beschlüsse festzuhalten.
5. Selbstbewertung / Interne Audits:
   • Mindestens einmal jährlich sollte die Praxis ihr QM-System selbst bewerten.
   • Ziel: Überprüfen, ob die festgelegten Prozesse eingehalten werden, ob die Dokumentation aktuell ist, ob die Ziele erreicht werden und ob das System insgesamt noch zur Praxis passt.
   • Instrumente: Checklisten (z.B. von KZV/ZÄK), Befragung von Mitarbeitern, Begehung der Praxis.
   • Die Ergebnisse sollten dokumentiert und daraus Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden (schließt den PDCA-Kreis).
6. Digitale Unterstützung (QM-Software):
   • Es gibt zahlreiche Software-Lösungen für QM in (Zahn-)Arztpraxen.
   • Vorteile: Können helfen, Dokumente zentral zu verwalten, an Termine (Prüfungen, Schulungen) zu erinnern, Checklisten digital zu führen, Prozesse zu visualisieren.
   • Nachteile: Kosten, Einarbeitungsaufwand, manchmal weniger flexibel als ein eigenes System.
   • Für Einsteiger können digitale Systeme hilfreich sein, wichtig ist aber, dass das System zur Praxis passt und genutzt wird.

B. Die Einführung – Praktische erste Schritte

Aller Anfang ist schwer? Nicht unbedingt, wenn man es strukturiert angeht.

1. Keine Angst vorm Start & Bestandsaufnahme:
   • Fangen Sie an! Es muss nicht sofort perfekt sein.
   • Schauen Sie, was bereits vorhanden ist: Oft gibt es schon Checklisten, Anleitungen, Protokolle – diese können integriert werden. Wo praktizieren Sie bereits gute, sichere Abläufe?
   • Identifizieren Sie die größten Lücken oder Risikobereiche (meist Hygiene, Notfall, Geräte!).
2. Entscheidung für ein System/eine Struktur:
   • Wollen Sie ein komplett eigenes System entwickeln (aufwendig)?
   • Nutzen Sie Vorlagen und Musterdokumente (z.B. von Ihrer ZÄK/KZV – viele bieten gute QM-Hilfen wie QEP – Qualität und Entwicklung in Praxen)?
   • Investieren Sie in eine kommerzielle Software-Lösung?
   • Tipp für Einsteiger: Die Nutzung von bewährten Vorlagen/Modellen ist oft ein guter und effizienter Startpunkt. Passen Sie diese aber immer an Ihre individuelle Praxis an!
3. QMB benennen & schulen:
   • Bestimmen Sie eine Person (oder ein kleines Team), die/das sich federführend kümmert. Sorgen Sie für die notwendige Qualifikation (QM-Kurse!).
4. Schrittweise vorgehen (Priorisieren!):
   • Nicht alles auf einmal! Das überfordert und demotiviert.
   • Beginnen Sie mit den gesetzlich zwingenden und sicherheitsrelevantesten Bereichen:
     • Hygieneplan erstellen/aktualisieren und Prozesse beschreiben/umsetzen.
     • Notfallmanagement aufbauen (Plan, Koffer, Training).
     • Gerätemanagement organisieren (Bestandsverzeichnis, Prüffristen).
   • Danach können Sie schrittweise weitere Prozesse (Terminvergabe, Materiallagerung etc.) beschreiben und optimieren.
5. Team schulen & motivieren:
   • Erklären Sie dem gesamten Team, warum QM gemacht wird (Nutzen!) und was von jedem erwartet wird.
   • Führen Sie neue Abläufe gemeinsam ein und schulen Sie diese.
   • Holen Sie Feedback ein und nehmen Sie Vorschläge ernst.
   • Machen Sie QM zum festen Bestandteil des Praxisalltags, nicht zu einem isolierten Projekt.

C. Fazit – QM als Investition in die Zukunft

Qualitätsmanagement ist, wenn es richtig verstanden und umgesetzt wird, weit mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Es ist eine Investition in die Sicherheit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit Ihrer Praxis.

Die Vorteile eines gelebten QM-Systems sind vielfältig:

• Höhere Patientensicherheit durch standardisierte, geprüfte Abläufe.
• Höhere Mitarbeitersicherheit und klarere Aufgabenverteilung.
• Effizientere Prozesse mit weniger Fehlern und Reibungsverlusten.
• Rechtssicherheit durch Nachweis der Einhaltung von Vorgaben.
• Bessere Teamarbeit und Kommunikation.
• Eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung.
• Ein positives Signal an Patienten und Mitarbeiter, dass Qualität und Sicherheit ernst genommen werden.

Ja, QM erfordert initialen Aufwand und kontinuierliche Pflege. Aber dieser Einsatz lohnt sich, indem er Risiken minimiert, Abläufe optimiert und letztlich dazu beiträgt, eine qualitativ hochwertige und sichere zahnmedizinische Versorgung zu gewährleisten. Sehen Sie QM als Chance und als festen Bestandteil Ihrer professionellen Tätigkeit!