Artikel 1: Einführung: QM – Lästige Pflicht oder sinnvolles Werkzeug?

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Wort „Qualitätsmanagement“ – oft kurz QM genannt – löst bei vielen im Gesundheitswesen, und sicher auch bei manchen von Ihnen, erstmal ein leichtes Stöhnen aus. Man denkt an dicke Ordner, bürokratische Vorgaben und zusätzliche Arbeit, die von der eigentlichen Patientenbehandlung abhält. Aber ist QM wirklich nur eine lästige Pflicht, ein „Papiertiger“, den man erfüllen muss?

Dieser erste Artikel unserer QM-Serie möchte Ihnen zeigen, dass QM viel mehr ist: ein systematischer Ansatz, um die Qualität Ihrer Arbeit kontinuierlich zu sichern und zu verbessern, Abläufe zu optimieren und Risiken zu minimieren. Und ja – es ist nicht nur sinnvoll, sondern in Deutschland für jede Zahnarztpraxis auch gesetzlich verpflichtend. Lassen Sie uns also die Grundlagen klären.

A. Was ist Qualitätsmanagement eigentlich?

Im Kern geht es beim Qualitätsmanagement darum, sicherzustellen, dass eine Organisation (wie Ihre Zahnarztpraxis) die Anforderungen ihrer „Kunden“ (Patienten) und andere relevante Anforderungen (z.B. gesetzliche Vorgaben, Hygienestandards) erfüllt und sich kontinuierlich verbessert.

Es ist ein systematisches Vorgehen, das heißt:

• Es werden Ziele für die Qualität der Arbeit definiert (z.B. hohe Patientensicherheit, effiziente Terminvergabe, erfolgreiche Behandlungen).
• Es werden Prozesse und Abläufe festgelegt, wie diese Ziele erreicht werden sollen (z.B. wie läuft eine Instrumentenaufbereitung ab? Wie wird ein neuer Patient aufgenommen?).
• Es wird überprüft, ob die Ziele erreicht und die Prozesse eingehalten werden (z.B. durch Checklisten, Teambesprechungen, Patientenfeedback).
• Es werden Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen, wenn etwas nicht optimal läuft.

QM ist also nicht nur Kontrolle am Ende, sondern ein proaktiver Steuerungs- und Verbesserungskreislauf.

B. Warum QM in der Zahnarztpraxis – Mehr als nur ein Gesetz

Auch wenn die gesetzliche Pflicht besteht, bringt ein gut eingeführtes und gelebtes QM-System einer Zahnarztpraxis handfeste Vorteile:

1. Gesetzliche Verpflichtung (Kein Weg dran vorbei!):
   • Nach § 135a SGB V sind alle Vertragszahnärzte gesetzlich verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln.
   • Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat dazu eine spezielle QM-Richtlinie für Zahnärzte erlassen, die die Mindestanforderungen festlegt.
   • Die Einhaltung dieser Richtlinie wird von den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZVen) überprüft. Stand heute (April 2025) ist dies also keine Option, sondern ein Muss für jede Praxis mit Kassenzulassung.
2. Steigerung der Patientensicherheit:
   • Dies ist wohl der wichtigste Nutzen! Durch klar definierte und standardisierte Abläufe (z.B. bei der Hygiene, der Instrumentenaufbereitung, im Notfallmanagement, bei der Patientenidentifikation) werden Fehlerquellen minimiert und die Sicherheit für Patienten und Personal erhöht. QM hilft, Risiken systematisch zu erkennen und zu reduzieren.
3. Optimierung von Praxisabläufen (Effizienz):
   • Klare Prozesse bedeuten weniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Missverständnisse und weniger Reibungsverluste im Team.
   • Wer macht was? Wann wird Material bestellt? Wie läuft die Terminvergabe? Wenn diese Dinge klar geregelt sind, läuft die Praxis effizienter, was Zeit und Kosten spart und Stress reduziert.
4. Verbesserung der Teamarbeit und -zufriedenheit:
   • Ein gutes QM-System definiert klare Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten. Jeder im Team weiß, was von ihm erwartet wird und wie die Abläufe sind.
   • Wenn das Team in die Entwicklung und Verbesserung der Prozesse einbezogen wird, fördert das die Motivation und Identifikation mit der Praxis. Regelmäßige Teambesprechungen zu QM-Themen sind hierfür wichtig.
5. Systematisches Risikomanagement:
   • QM hilft, potenzielle Risiken proaktiv zu identifizieren, bevor etwas passiert. Wo könnten Fehler auftreten (z.B. bei der Medikamentenlagerung, bei der Geräteprüfung)? Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um diese Risiken zu minimieren?
6. Kontinuierliche Verbesserung (Qualität ist kein Zustand, sondern ein Prozess):
   • QM ist kein einmaliges Projekt, sondern ein ständiger Kreislauf (oft als PDCA-Zyklus beschrieben: Plan-Do-Check-Act). Man plant Verbesserungen, setzt sie um, überprüft den Erfolg und passt die Pläne wieder an. So wird die Praxis kontinuierlich besser – sowohl in der Behandlungsqualität als auch im Service.
7. Erfüllung von Erwartungen:
   • Patienten erwarten zu Recht eine sichere, qualitativ hochwertige Behandlung in einer gut organisierten Praxis. QM hilft, diese Erwartungen zu erfüllen.
   • Auch Behörden und die KZV stellen Anforderungen, die durch ein QM-System systematisch abgedeckt werden können.

C. Fazit: QM als Chance – Vom „Muss“ zum „Gewinn“

Ja, QM ist gesetzlich vorgeschrieben. Aber sehen Sie es nicht nur als lästige Pflicht! Wenn Sie QM richtig verstehen und anwenden, ist es ein äußerst wertvolles Werkzeug zur Führung und Weiterentwicklung Ihrer Praxis.

Der Schlüssel liegt darin, kein starres, bürokratisches System zu schaffen, das nur im Ordner existiert („Schrank-QM“), sondern ein schlankes, praxisnahes und lebendiges System, das von allen im Team verstanden und mitgetragen wird und das Ihnen im Alltag tatsächlich hilft, sicherer, effizienter und besser zu werden.

Ein gut gemachtes QM-System ist eine Investition in die Zukunft Ihrer Praxis, die sich durch mehr Sicherheit, bessere Abläufe, zufriedenere Mitarbeiter und letztlich auch zufriedenere Patienten auszahlt.

Im nächsten Artikel schauen wir uns den gesetzlichen Rahmen, also die G-BA QM-Richtlinie, etwas genauer an.