Artikel 2: Der gesetzliche Kompass – Die QM-Richtlinie des G-BA für Zahnärzte

Im ersten Artikel haben wir gesehen, warum Qualitätsmanagement (QM) wichtig und sinnvoll ist. Nun schauen wir uns an, was der Gesetzgeber konkret von Zahnarztpraxen in Deutschland fordert. Die Basis dafür ist die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA), die die Anforderungen aus § 135a SGB V für den vertragszahnärztlichen Bereich ausgestaltet.

A. Was ist die G-BA QM-Richtlinie überhaupt?

• Der G-BA: Der Gemeinsame Bundesausschuss ist das höchste Beschlussgremium der gemeinsamen Selbstverwaltung im deutschen Gesundheitswesen. Er legt fest, welche medizinischen Leistungen von den gesetzlichen Krankenkassen bezahlt werden und erlässt Richtlinien zur Qualitätssicherung – dazu gehört auch die QM-Richtlinie für Zahnärzte.
• Zweck der Richtlinie: Sie soll sicherstellen, dass alle Zahnarztpraxen mit Kassenzulassung ein Mindestmaß an systematischem Qualitätsmanagement betreiben, um die Patientensicherheit und die Qualität der Versorgung kontinuierlich zu gewährleisten und zu verbessern.
• Kein starres System: Wichtig zu verstehen ist: Die G-BA-Richtlinie schreibt Ihnen kein bestimmtes QM-System vor (wie z.B. eine ISO-Zertifizierung, die freiwillig wäre). Sie gibt vielmehr Ziele und grundlegende Methoden des Qualitätsmanagements vor, die in der Praxis umgesetzt werden müssen. Wie Sie diese Anforderungen konkret erfüllen – ob mit einem selbst entwickelten System, einem Modell Ihrer Kammer/KZV oder einer Software-Lösung – bleibt Ihnen weitgehend selbst überlassen, solange die Kernanforderungen erfüllt sind. Sie bietet also einen Rahmen mit Flexibilität in der Ausgestaltung.

B. Was fordert die Richtlinie konkret? (Grundlegende Anforderungen)

Die Richtlinie benennt verschiedene Bereiche und Instrumente, die in einem QM-System berücksichtigt werden müssen. Hier die wichtigsten Punkte, anfängerfreundlich zusammengefasst:

• 1. Verantwortung und Aufgaben klar regeln:
  • Wer ist in der Praxis für was verantwortlich? Die Praxisleitung trägt die Gesamtverantwortung für QM.
  • Gibt es einen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB)? Was sind seine/ihre Aufgaben? (Koordination, Dokumentation etc.). Dies sollte festgelegt sein.
• 2. Praxisorganisation und Teamführung:
  • Wie werden Informationen im Team weitergegeben? Gibt es regelmäßige Teambesprechungen? Wie ist die Zusammenarbeit organisiert? QM soll auch die interne Kommunikation und Organisation verbessern.
• 3. Qualitätsziele definieren:
  • Die Praxis soll sich selbst Ziele setzen, was sie in Bezug auf Qualität erreichen möchte (z.B. „Wartezeiten verkürzen“, „Patientenaufklärung verbessern“, „Hygienestandards sicher einhalten“).
• 4. Wichtige Abläufe (Prozesse) beschreiben und managen:
  • Die Praxis muss ihre Kernprozesse identifizieren und systematisch gestalten. Das bedeutet, festzulegen: Wer macht was, wann, wie und womit?
  • Beispiele für Kernprozesse sind: Patientenaufnahme, Anamnese, Diagnostik, Behandlungsplanung, spezifische Behandlungsabläufe, Hygienemaßnahmen, Terminvergabe, Recall. Der Fokus liegt auf Abläufen, die für die Patientensicherheit und Behandlungsqualität relevant sind.
• 5. Schnittstellen berücksichtigen:
  • Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit externen Partnern? (z.B. Zahntechnische Labore, überweisende Ärzte/Kollegen). Klare Absprachen und Informationswege sind wichtig.
• 6. Dokumentation lenken:
  • Es muss ein System geben, wie wichtige Dokumente (Anweisungen, Checklisten, Protokolle) erstellt, geprüft, verteilt und aktuell gehalten werden. Auch die Aufbewahrung von Aufzeichnungen (z.B. Steri-Protokolle) muss geregelt sein.
• 7. Patientenorientierung sicherstellen:
  • Wie werden Patienten informiert und aufgeklärt? Wie wird die Wartezeit gestaltet? Wie wird mit Beschwerden oder Feedback umgegangen? Die Sicherheit der Patienten steht im Mittelpunkt (z.B. Verwechslungsprävention).
• 8. Mitarbeiterorientierung berücksichtigen:
  • Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet? Wie wird Fortbildung geplant und dokumentiert? Wie steht es um Arbeitsschutz und Ergonomie?
• 9. Informationssicherheit und Datenschutz:
  • Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss gewährleistet sein.
• 10. Risiko-, Fehler- und Beschwerdemanagement:
  • Die Praxis muss Risiken systematisch erkennen und bewerten (z.B. im Bereich Hygiene, Notfälle, Gerätesicherheit).
  • Es soll ein System zum Umgang mit Fehlern und Beinahe-Fehlern etabliert werden (z.B. Teambesprechung von Vorfällen, idealerweise ein anonymes Meldesystem wie CIRS).
  • Ein strukturierter Umgang mit Patientenbeschwerden ist gefordert.
• 11. Gesetzliche und vertragliche Regelungen einhalten:
  • Das QM-System muss sicherstellen, dass relevante Vorgaben eingehalten werden, insbesondere bei Hygiene (RKI-Richtlinien!), Medizinprodukte-Sicherheit (MPBetreibV!) und Strahlenschutz (StrSchV!). Auch das Notfallmanagement gehört hierzu.
• 12. Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung:
  • Das QM-System muss regelmäßig (mind. jährlich) bewertet werden: Werden die Ziele erreicht? Funktionieren die Prozesse? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? (PDCA-Zyklus!).

C. Wie wird das Ganze überprüft? (Nachweispflicht)

Die Zahnarztpraxis muss gegenüber ihrer zuständigen Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KZV) nachweisen können, dass sie ein QM-System eingeführt hat und kontinuierlich anwendet.

• Instrumente der KZV/ZÄK:
  • Selbstbewertung: Viele KZVen und/oder Zahnärztekammern (ZÄK) stellen Instrumente zur Selbstbewertung zur Verfügung (z.B. Checklisten, Fragebögen), die die Praxis regelmäßig (z.B. alle 1-3 Jahre) ausfüllen und ggf. bei der KZV einreichen oder auf Verlangen vorlegen muss.
  • Stichprobenartige Überprüfungen: KZVen können stichprobenartig QM-Dokumentationen anfordern oder im Rahmen von Praxisbegehungen (die aber meist primär andere Gründe haben, z.B. Hygiene) Einblick nehmen.
• Ziel der Überprüfung: Es geht in der Regel nicht um eine Zertifizierung nach einer bestimmten Norm, sondern darum festzustellen, dass die Praxis die Anforderungen der G-BA-Richtlinie erfüllt und sich systematisch mit Qualität und Sicherheit auseinandersetzt. Die Dokumentation dient hier als Nachweis.

Fazit

Die G-BA QM-Richtlinie gibt den verbindlichen Rahmen für das Qualitätsmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis vor. Sie definiert die grundlegenden Bereiche und Methoden, die abgedeckt sein müssen, lässt aber Spielraum für die individuelle Ausgestaltung. Kernpunkte sind immer wieder die Patientensicherheit, klare Prozesse, Risikomanagement und der Wille zur kontinuierlichen Verbesserung. Das Verständnis dieser Anforderungen ist der erste Schritt, um ein QM-System aufzubauen, das nicht nur gesetzeskonform, sondern auch nützlich ist.

Im nächsten Artikel werden wir uns die konkreten Bausteine eines QM-Systems genauer ansehen: Welche Dokumente braucht man und welche Kernprozesse (wie Hygiene, Notfall, Geräte) sollten unbedingt geregelt sein?